Историческая справка

МКУ «Муниципальный архив» города Усолье-Сибирское

 

Первое упоминание о Государственном Усольском районном архиве встречается в архивных документах фонда «Архивные учреждения города  Усолье-Сибирское и Усольского района» в Докладе о работе архива за 1951 год.

«…Усольский райархив находится в деревянном одноэтажном здании бывшего горотдела УМВД. Помещение не пригодно для хранения архивного материала, а также для работы при архиве. Помещение, т.е. кабинет, в     котором находится архив, занимает площадь 12 кв.м., архивохранилища нет, помещение сырое, со стен штукатурка обваливается, не освещается и не отапливается печь, а также не убирается, за неимением средств.

При помещении архива имеется 2 стеллажа, один разваливается, стол и один стул, канцелярских принадлежностей нет, а также хозяйственного,  пожарного и др. инвентаря не имеется.

Наличие и состояние документальных материалов в архиве всего 9 фондов, в них 528 единиц хранения. Архивные материалы хранятся, начиная с 1936 по 1947 годы. Материал разобран, описан за исключением 2-х фондов.

Архив от учреждений города и района не принимается за неимением   архивохранилища и оборудованного помещения для хранения и приёма архивного материала.

С 1 января 1951 года материалы не принимались, потому что их принимать некуда, так как нет архивохранилища. По обеспечению сохранности документальных материалов не проводились обследования в течение 6-ти месяцев…» (Зав. райархивом Урбанович, 27.07.51.).

19-21 марта 1953 года было проведено обследование состояния работы Усольского районного государственного архива и по его результатам составлен Акт.

«Проверкой было установлено:

Штат архива – зав. рай. гос. архива работает Самарцева Т.С., 1924   года рождения, член ВЛКСМ, образование 10 классов. В должности зав. рай. гос. архива работает с 1 декабря 1952 года.

Под архивохранилище отведена комнатка в помещении «Орг. набора рабочей силы». Освещена одним окном без решетки, оборудовано двумя небольшими стеллажами.

Документальные материалы лежат на стеллажах, на полу, на фанерных ящиках. Документы принимались от организаций, не придерживаясь основных требований.

Имеющиеся описи составлены не по форме. Значительная часть материалов с истекшим сроком хранения, не имеет ни исторической, ни практической ценности.

Установить фактическое наличие единиц хранения не возможно. Книга фондов и книга поступлений не заведены…».

Согласно Годовых отчётов о работе за 1956-1959 годы ежегодно в Усольский райгосархив поступало порядка 10-11 заявлений о выдаче архивных справок.

На основании решения Иркутского облисполкома от 25.01.67. № 29 в   целях совершенствования сети государственных учреждений области был создан филиал Государственного архива Иркутской области в городе Усолье-Сибирское.

Филиал входил в систему  архивного управления Иркутской  области и подчинялся непосредственно архивному отделу облисполкома, архивному управлению администрации Иркутской области, с 03.01.2001 согласно постановления губернатора Иркутской области № 15-п – областному государственному учреждению «Государственный архив Иркутской области».

Филиал госархива – архивное учреждение, которое осуществляло комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Иркутской области.

Филиал не являлся юридическим лицом.

Филиал первоначально находился по адресу: г. Усолье-Сибирское, ул. Карла Маркса, 8. В паспорте архива за 1967 год имеется описание этого помещения: «Помещение приспособленное под госархив, сухое, отопление центральное, освещение электрическое, вентиляции нет. Площадь архивохранилища – 41 м2».

С начала образования филиала областного госархива в нём работало 3 человека: директор – Ватрасова Л., 1 младший научный сотрудник, 1 архивно-технический сотрудник.

В годовом отчёте о работе Усолье-Сибирского филиала облгосархива за 1967 год содержатся сведения о его работе.

«На 1 января 1968 года в филиале значилось 38 фондов.

Всего единиц хранения в филиале – 7836. Из них: постоянного хранения – 6093 ед. хр., по личному составу – 1549 ед. хр. и 194 ед. хр. временного хранения ликвидированных учреждений.

В течение 1967 года было выдано 122 справки о подтверждении трудовой деятельности граждан. Из них с положительным результатом 28 справок. Одной из основных причин отрицательных ответов на обращения граждан является отсутствие на государственном хранении документальных материалов по личному составу тех учреждений, организаций и предприятий, по которым обращаются с запросом.

Самый трудный участок в работе архива – контроль за текущим делопроизводством в учреждениях и состоянием ведомственных архивов.

В Списке № 1 филиала насчитывалось 63 предприятия, учреждения и организации: из них 12 предприятий союзно-республиканского значения, 23 организации городского значения, 28 организаций районного значения.

Таким образом, в течение года в филиале была проведена большая работа по наведению порядка и решены многие организационно-хозяйственные вопросы. Проведена экспертиза ценности документов, научно-техническая обработка и описание документальных материалов, хранящихся в архиве».


        С сентября 1971 года директором Усолье-Сибирского филиала госархива Иркутской области назначена Никитина Надежда Павловна.

        Никитина Н.П. проработала директором 34 года.

Труд Надежды Павловны был многократно отмечен:

- Почётной грамотой Главного архивного управления при Совете Министров РСФСР за высокие показатели в работе и многолетнюю плодотворную деятельность;

- внесением её имени в Книгу Почёта архивного отдела облисполкома;

- 1977 г. нагрудным знаком «Победитель социалистического соревнования», «Отличник архивного дела СССР»;

- 1980 г. ценными подарками исполнительным комитетом Иркутского областного совета народных депутатов за достигнутые успехи по досрочному выполнению плана, улучшения архивного дела 1980 года и социалистических обязательств, по достойной встречи XXVI съезда КПСС, своевременное и качественное представление квартальной и годовой отчетности, примерную дисциплину;

- 1998 г. Почётной грамотой губернатора Иркутской области за многолетнюю добросовестную работу, вклад в развитие архивного дела в области, города Усолье-Сибирское и Усольского района и в связи с 80-летием Государственной архивной службы России;

- 2004 благодарностью Архивного управления администрации Иркутской области за добросовестный труд, высокие производственные показатели.

В феврале 2005 года Надежда Павловна ушла на заслуженный отдых.

      В апреле 1986 года Усолье-Сибирский филиал госархива Иркутской области переехал в специальное встроено-пристроенное для него здание по проспекту Космонавтов, 42.

В соответствии с п. 3, 4 ст. 4 Закона Российской Федерации «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ, на основании постановления главы администрации муниципального образования города Усолье-Сибирское от 20.12.2004 № 2401 «О создании муниципального учреждения «Муниципальный архив» было образовано муниципальное учреждение «Муниципальный архив» города Усолье-Сибирское. Директором архива назначена с 20.12.2004 Сокольникова Вера Борисовна.

За добросовестный труд Сокольникова В.Б. отмечена Почётной грамотой Всесоюзного организационного комитета Всесоюзного смотра самодеятельного художественного творчества (1985 г.), знаками «Отличник народного образования РСФСР» (1987 г.), «Отличник гражданской обороны СССР» (1989 г.), медалью «Ветеран труда» (1996 г.), Почётной грамотой архивного агентства Иркутской области (2007 г.), Почётной грамотой Губернатора Иркутской области (2008 г.), Благодарностью руководителя Федерального архивного агентства (2010 г.), Почётной грамотой Министерства культуры и архивов Иркутской области (2011 г.), Почетной грамотой архивного агентства Иркутской области (2013 г.).

Устав муниципального учреждения «Муниципальный архив» был утверждён распоряжением от 21.12.2004 № 256 председателя комитета по управлению имуществом города Усолье-Сибирское, согласован с начальником архивного управления Иркутской области 24.12.2004.

Форма собственности муниципального учреждения – муниципальная.

Полное наименованиемуниципальное учреждение «Муниципальный архив», сокращенное наименованиеМУ «Муниципальный архив».

Муниципальное учреждение входит в систему архивного агентства Иркутской области и подотчетно ему по организационно-методической работе.

Структура управления муниципального учреждения «Муниципальный архив» следующая:

1.  Руководство

2.  Отдел документов постоянного хранения

3.  Отдел документов по личному составу

4.  Бухгалтерия

5.  Хозяйственный отдел

Штат архива насчитывал 14 единиц: директор, бухгалтер, архивисты, инженер по обслуживанию оборудования, обслуживающий персонал.

На основании приказа от 11.01.2005 № 3 архивного управления Иркутской области «О передаче фондов из Усолье-Сибирского филиала областного государственного учреждения «Государственный архив Иркутской области» в МУ «Муниципальный архив» города Усолье-Сибирское», приказа от 24.01.2005 № 1 ОГУ ГАИО «О ликвидации Усолье-Сибирского филиала ОГУ ГАИО», Усолье-Сибирский филиал областного государственного учреждения «Государственный архив Иркутской области» был ликвидирован с 20.02.2005.

После ликвидации филиала Усолье-Сибирского ОГУ ГАИО были переданы фонды организаций города Усолье-Сибирское в муниципальное учреждение «Муниципальный архив», а организаций Усольского района в архивный отдел администрации муниципального образования Усольского района.

На основании акта № 1 приема-передачи от 28.01.2005 из Усолье-Сибирского филиала областного государственного учреждения «Государственный архив Иркутской области» на хранение в муниципальное учреждение «Муниципальный архив» города Усолье-Сибирское переданы: 45 фондов документов постоянного хранения в количестве 21668 дел за 1917-2003 годы, 33 фонда документов по личному составу в количестве 13171 дела за 1933-2004 годы, описи, наблюдательные дела, систематический каталог, учетная и научно-справочная документация организаций города Усолье-Сибирское.

Всего во вновь созданное учреждение было передано 78 фондов, 34839 дел.

В течение 2005 года в МУ «Муниципальный архив» число фондов увеличилось на 3, а дел – на 1743. Таким образом, на 01.01.2006 в архиве 81 фонд, 36582 дела.

МУ «Муниципальный архив» имеет 25 организаций-источников комплектования, из них 10 учреждений, архивные документы которых относятся к государственной собственности.

За 2005 год было исполнено 1268 запросов социально-правового характера, из них: с положительным результатом – 1065, с отрицательным – 119, пересыльных – 84. А также 20 тематических запросов.

На основании распоряжения администрации муниципального образования города Усолье-Сибирское от 24.03.2010 № 143 «О передаче ведения бухгалтерского и экономического учёта» с 01.04.2010 бухгалтерия муниципального учреждения «Муниципальный архив» сокращена, все документы  бухгалтерского и экономического учёта с 2010 года переданы в муниципальное учреждение «Централизованная бухгалтерия учреждений культуры города Усолье-Сибирское».

На основании постановления администрации муниципального образования города Усолье-Сибирское от 15.09.2011 № 2013 «Об изменении типа существующего муниципального учреждения МУ «Муниципальный архив» в целях создания казённого учреждения» тип муниципального учреждения  «Муниципальный архив» изменён на муниципальное казённое учреждение «Муниципальный архив».

Устав в новой редакции муниципального казённого учреждения «Муниципальный архив» был утверждён постановлением главы администрации муниципального образования города Усолье-Сибирское от 23.09.2011 № 2103.

Сокращенное наименование учреждения МКУ «Муниципальный архив».

На основании постановления администрации города Усолье-Сибирское от 21.02.2014 № 387 в Устав муниципального казённого учреждения «Муниципальный архив» были внесены изменения в части подчинённости учреждения отраслевым (функциональным) органам администрации города.

С 3 марта 2014 года директором МКУ «Муниципальный архив» назначена Борисова Наталья Юрьевна, которая долгое время отработала в архивной отрасли и внесла большой личный вклад в развитие архивного дела в городе.

МКУ «Муниципальный   архив» размещено в 2-х специальных для архива зданиях, полезной площадью 774 кв.м. и 1-ом приспособленном помещении, полезной площадью 116 кв.м. Имеется 7 оборудованных хранилищ – 653 кв.м., комната приёма и обработки документов, НСА, читальный зал, рабочие и бытовые помещения.

На 01.01.2017 в архиве города Усолье-Сибирское на хранении находится 191199 единиц хранения (из них: 30099 ед.хр. управленческой документации; 160770 ед.хр. документов по личному составу; 330 ед.хр. фотодокументов), объединенных в 162 фонда. В список источников комплектования МКУ «Муниципальный архив» включено 46 организаций (из них 4 – федеральных,    6 – областных, 27 – муниципальных, 10 – негосударственных).

За 2016 год исполнено 4703 запросов, в том числе: 703 тематических запроса, 4000 запроса социально-правового характера, из них с положительным результатом 3896 запросов, с отрицательным результатом 104 запроса.

На 2016 год утверждено штатное расписание МКУ «Муниципальный архив» в количестве 12 штатных единиц специалистов и 4 штатных единиц – обслуживающий персонал.

Архивный отдел аппарата администрации города Усолье-Сибирское, осуществляющий областные государственные полномочия по хранению, комплектованию, учёту и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Иркутской области, создан решением Думы города Усолье-Сибирское от 27.06.2013 № 50/6 «Об утверждении структуры администрации города Усолье-Сибирское».

Штатное расписание архивного отдела администрации города составляет: 7 штатных единиц – муниципальные служащие, 0,35 штатных единиц – работники, осуществляющие техническое обеспечение, 2 штатные единицы – вспомогательный персонал.

Работники МКУ «Муниципальный архив» и архивного отдела аппарата администрации города Усолье-Сибирское за время своей работы были отмечены следующими наградами:

·        Борисова Наталья Юрьевна

- Благодарность архивного агентства Иркутской области, 05.11.2008 год;

- Грамота МУ «Муниципальный архив», декабрь 2009 года;

- Почетная грамота архивного агентства Иркутской области, 25.02.2013;

- Почетная грамота Федерального архивного агентства, 28.01.2014.

·        Бархатова Ольга Сергеевна

- Благодарность архивного агентства Иркутской области, 05.11.2008 год;

- Грамота МУ «Муниципальный архив», декабрь 2009 года;

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», 07.03.2013;

- Благодарность Руководителя Федерального архивного агентства, 31.01.2014 год.

·        Буркина Надежда Александровна

- Грамота МУ «Муниципальный архив», ноябрь 2008 года;

- Грамота МУ «Муниципальный архив», декабрь 2009 года;

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», март 2013 года.

·        Вернер Анна Анатольевна

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», 07.03.2013;

- Благодарность Руководителя Федерального архивного агентства, 31.01.2014.

·        Воложанина Ирина Алексеевна

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», 21.12.2009;

- Благодарность архивного агентства Иркутской области, 25.02.2013;

- Благодарность Федерального архивного агентства, 31.01.2014.

·        Корабейникова Наталья Ивановна

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», февраль 2013 года.

·        Кучковская Оксана Евгеньевна

- Благодарность ООО «Усольехимпром», март 2003 года.

·        Макаренко Алена Анатольевна

- Грамота МУ «Муниципальный архив», октябрь 2009 года;

- Благодарность МКУ «Муниципальный архив», февраль 2013 года;

- Благодарность Федерального архивного агентства, январь 2014 года.   

·        Недоливко Всеволод Александрович

- Грамота МУ «Муниципальный архив», декабрь 2009 года;

- Благодарность Федерального архивного агентства        , январь 2014 года.

·        Петров Виктор Петрович

- Грамота МУ «Муниципальный архив», октябрь 2009 года;

- Благодарность МКУ «Муниципальный архив», февраль 2013 года;

- Благодарность Федерального архивного агентства, январь 2014 года.   

·        Русецкая Елена Викторовна

- Благодарность архивного агентства Иркутской области, 05.11.2008;

- Почетная грамота архивного агентства Иркутской области, 25.02.2013;

- Диплом архивного агентства Иркутской области, 27.02.2013.

·        Скляр Наталья Юрьевна

- Грамота МУ «Муниципальный архив», ноябрь 2008 года;

- Грамота МУ «Муниципальный архив», декабрь 2009 года;

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», март 2013 года.

·        Сухова Светлана Петровна

- Почетная грамота Усолье-Сибирского Горвоенкома, приказ от 20.02.87. № 28;

- Почетная грамота от исполнительного комитета Усолье-Сибирского городского Совета народных депутатов, 06.11.90.;

- Почетная грамота исполнительного комитета Усолье-Сибирского городского Совета народных депутатов, 30.04.91.;

- Почетная грамота мэра города Усолье-Сибирское, 1998;

- Благодарственное письмо архивного управления администрации Иркутской области, 01.06.98.;

- Грамота мэра города Усолье-Сибирское, 2003;

- Почетная грамота Федеральной архивной службы Российской Федерации, приказ от 03.04.2003 № 33к;

- Почетная грамота архивного агентства, приказ от 19.05.2008 № 25-апр-л;

- Нагрудный знак архивного агентства Иркутской области «За Заслуги», приказ от 26.05.2008 № 29;

- Почетная грамота мэра города Усолье-Сибирское, 2010;

- Грамота МКУ «Муниципальный архив», приказ от 15.02.2013 № 12;

- Благодарность Федерального архивного агентства, приказ от 31.01.2014 № 2-н.

·        Ткаченко Ирина Владимировна

- Грамота МУ «Муниципальный архив», декабрь 2009 года;

- Благодарность Федерального архивного агентства, январь 2014 года.

    МКУ «Муниципальный архив» регулярно участвует в конкурсах. За свою деятельность архив получил следующие награды:

- Диплом за 3-е место в областном конкурсе среди муниципальных архивов «Выборы в Иркутской области: история и современность» (08.12.2008);

- Диплом I степени смотра-конкурса муниципальных архивов Иркутской области за создание оптимальных условий хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (12.02.2009);

- Почётная грамота за большой вклад в развитие архивного дела на территории муниципального образования города Усолье-Сибирское, обеспечение организаций и граждан необходимой ретроспективной информацией, внедрение современных архивных технологий (19.12.2009);

- Диплом I степени за активную исследовательскую работу и публикацию в средствах массовой информации архивных документов по истории архива, г. Усолье-Сибирское и предприятий города (11.02.2011);

- Диплом за 2-е место в областном конкурсе среди муниципальных архивов Иркутской области «Выборы в Иркутской области: история и современность» (24.10.2013);

- Диплом за I место в номинации «Муниципальные архивные учреждения» Всероссийского конкурса на лучший муниципальный архив (2013);

- Благодарность за многолетний безупречный труд, высокий профессионализм и первое место во Всероссийском конкурсе на лучший муниципальный архив в номинации «Муниципальные архивные учреждения» (21.02.2014).

На муниципальном уровне МКУ «Муниципальный архив» ежегодно поощряется благодарностями за участие в конкурсах «На лучшую организацию работы по охране труда» и «За высокую социальную эффективность и развитие социального партнёрства».

Архив – это не склад забытых бумаг. Документы архива постоянно используются.

В настоящее время на первый план выходит вопрос расширения доступа граждан к части документов архивных фондов.

Именно поэтому актуальным является предоставление архивных документов пользователям в читальном зале.

В нашем читальном зале можно встретить аспирантов и студентов, учащихся школ и гимназий, которые на основе исследования архивных документов и при непосредственном участии сотрудников архива, пишут студенческие рефераты, исследовательские работы, газетные, журнальные статьи и книги.

Участие исследовательских работ усольских школьников в Конкурсе юношеских учебно-исследовательских работ Российского общества историков-архивистов «Юный архивист» было высоко отмечено:

- Объявлена Благодарность Гаврилову Сергею Викторовичу, учащемуся 8А класса МБОУ «СОШ № 16» за работу на тему: «Город Усолье-Сибирское и Усольский район в начале Великой Отечественный войны» (2016 год);

- Награждена Дипломом I степени Чехутина Елизавета Максимовна, учащаяся 9Б класса МБОУ «СОШ №16» за работу на тему: «В едином строю» (Как школьники г. Усолье-Сибирское и Усольского района помогали взрослым и фронту в годы Великой Отечественной войны) (2017 год).

Одним из направлений работы архива является проведение информационных мероприятий, цель которых – пропаганда документов архива. Для этого мы экспонируем выставки документов, проводим лекции и экскурсии для учащихся школ города, пишем статьи.

Темы для выставок и лекций выбираются не случайно. Они часто посвящены нашему родному городу и его старейшим предприятиям. Например, выставка, посвящённая Усольскому сользаводу, который дал начало нашему городу, благодаря его многолетней деятельности город рос и креп. А также, выставка о Курорте «Усолье» – первой здравнице в Сибири и Дальнем Востоке.

Специалисты архива на протяжении ряда лет тесно сотрудничают со всеми образовательными организациями города, составлены совместные планы работы.

В рамках заключенного в 2016 году соглашения между МКУ «Муниципальный архив» и МБОУ «Средняя общеобразовательная школа № 16» продолжается сотрудничество и совместная деятельность по совершенствованию научно-методической, профориентационной работы школы. Проведены теоретические и практические занятия школьников с архивными документами. В архиве организована социальная практика для обучающихся МБОУ СОШ № 2, СОШ № 16, в процессе которой школьники ознакомились с работой архива и получили первичные навыки по реставрации и оформлению документов. Администрация МБОУ «СОШ № 2» поблагодарила МКУ «Муниципальный архив» за организацию проведения социальной практики.

МКУ «Муниципальный архив» активно сотрудничает с городской газетой «Усольские новости и мiровые репортажи». На страницах газеты публикуются статьи, подготовленные с использованием архивных документов. В 2015 году директору архива Борисовой Наталье Юрьевне вручена Благодарность за публикацию статьи «О чём рассказывают архивы. 47 лет в пути», посвящённой 47-летию открытия трамвайного движения в городе Усолье-Сибирское.

С каждым годом появляются новые виды запросов, что соответствует веяниям времени и решению определенных насущных вопросов. Большая масса заявлений граждан и запросов организаций носит тематический характер, эти запросы направлены на уточнение адресных данных домовладений и земельных участков, размеров земельных участков, принадлежности (приватизированных) строений. Все эти документы являются обязательными при решении вопросов о закреплении в собственность объектов недвижимости. Обеспечение своевременного исполнения заявлений граждан и запросов юридических лиц социально-правового и тематического характера – это направление деятельности учреждения является наиболее объемным и трудозатратным.

С 2011 года архив работает с программным обеспечением VIPNet CLIENT – Деловая почта для электронного документооборота с отделением ПФ РФ по Иркутской области (запросы из ПФ).

Для учёта содержащейся в документах архива информации и оперативного поиска необходимых сведений в архиве ведутся базы данных.

Систематически пополняется База данных для оперативного поиска сведений за 1945-2014 годы: о наименовании и переименовании улиц города Усолье-Сибирское; об отводе земельных участков частному сектору, под промышленную зону, строительство социальной инфраструктуры; о вводе объектов в эксплуатацию, об учреждении опеки и попечительства, о представлении к награждению граждан и присвоении званий.

С 2005 года формируется электронная База ответов на запросы.

С 2006 года внедрен Программный комплекс «Архивный фонд». База данных постоянно пополняется. В настоящее время ведётся работа по внесению информации в ПК «Архивный фонд» на уровне архивного дела.

С 2008 года ведется электронная программа и База данных по учёту социально-правовых и тематических запросов.

Вся информация о работе архива выставлена на официальном сайте http:arhiv-usolie.ru МКУ «Муниципальный архив» в свободном круглосуточном доступе, который успешно функционирует и регулярно пополняется информацией, новостными сообщениями. Во исполнение Федерального закона № 210-ФЗ проводилась работа по организации специальных условий для приёма лиц с ограниченными возможностями. Установлен беспроводной звонок для людей с ограниченными возможностями, для беспрепятственного попадания в здание архива в часы приёма.


          В МКУ «Муниципальный архив» имеются все необходимые условия для хранения архивных документов.

Строго соблюдается охранный и противопожарный режим архива. В 2006 году был закончен монтаж новой охранно-пожарной сигнализации. А в  2012 году согласно требованиям пожарной безопасности была установлена система автоматического пожаротушения. В настоящее время все здания архива оборудованы охранной сигнализацией и автоматической системой пожаротушения. В конце рабочего дня все архивохранилища опечатываются.

В каждом архивохранилище установлена система кондиционирования, которая обеспечивает циркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима. В помещениях хранилищ поддерживается оптимальный для документов на бумажной основе световой и температурно-влажностный режим. Показания контрольно-измерительных приборов ежедневно фиксируются в специальном регистрационном журнале.

Для защиты документов от действия света и обеспечения светового режима в 2005-2006 годах на всех окнах в архивохранилищах оборудованы жалюзи.

Для поддержания санитарно-гигиенического режима, исключающего возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли, проводится систематическая влажная уборка, обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, связок).

Согласно ГОСТов все архивохранилища оборудованы только металлическими стеллажами.

В настоящее время в двух архивохранилищах установлены мобильные стеллажи, что позволяет более компактно разместить документы для архивного хранения.

Документы в хранилищах располагаются в порядке, обеспечивающем их учёт и хранение, а также оперативный поиск. В целях закрепления места хранения и оперативного поиска документов в архивохранилище составлены пофондовые топографические указатели.

Все помещения архива (архивохранилища и рабочие комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются. Каждое первичное средство хранения архивных документов (коробка) снабжено ярлыком.

Архивные документы выдаются из архивохранилища с письменного разрешения. Выдача архивных документов из архивохранилища регистрируется в книгах выдачи архивных документов из хранилища.

В 2006 году начата большая работа по картонированию архивных документов. В 2007 году все документы были закартонированы.